當所有基本文件都準備完成后，剩下來的就是整理和寄送了。文件的包裝、排序都會影響審查委員的第一印象。至于文件該送到何處？寄送方式？都會影響文件是否能趕在期限之前送達。

一、文件整理。

一份細心整理包裝的文件會給人良好的印象，也是一種對觀看者的體貼，無形中可增加文件的說服力。但基本上，包裝是件費時費工的程序，也沒有絕對的準則，應衡量個人的時間、設備、金錢... ，來決定要做到何種程度。畢竟，內容才是最重要的東西，切莫本末倒置！以下就幾個步驟說明：

用紙：

一般以A4紙規格列印文件；影印用紙本身因磅數的不同，而有厚薄不同的差異，厚紙較具質感；此外，另有雷射印表機專用的紙張，效果不錯。

打字、列印：

可分為申請表格和自備文件來說明：

1.申請表格：一般學校都會要求表格要以Print(印刷體)書寫或是Type(打字)，以手書寫或打字并無硬性規定，若非時間緊迫，最好采用打字。打字機可分為兩類：電動打字機和機械式打字機；電動打字機字型漂亮，又多有自動修改功能，非常方便，且又能自行選擇調整字距、行距等，故建議：盡量使用電動打字機。

2.自備文件：此泛指讀書計畫、履歷、論文摘要...等等自行準備的文件。此類文件多半以電腦的文書排版編輯軟體處理之，簡單、方便、且修改容易。建議使用編輯軟體有Ami Pro及 Microsoft Word,此兩者都易學且容易上手。排版時的原則：清楚、舒適、美觀。列印則以雷射印表機為最隹。

排列順序：

有些學校附有Check List(文件清單)，則可按照其順序排放，再將自己準備的補充文件(如畢業證書等)放在最后。如無，則可自行列印一張清單說明申請學校的名稱、附上的文件、科系、及申請入學的時間。文件的排列順序約如下所示：

1.申請費--匯票(Application Fee--Draft)

2.申請表格(Application Form)

3.個人陳述(Statement of Purposes, Study Plan)

4.財力證明(Financial Statement)

5.自傳或簡歷(Autobiography; Resume)

6.英文學歷證明文件(Diploma; Official Transcripts)

*在校歷年成績單

* GRE or GMAT成績復印件(photocopy)

* TOEFL成績復印件

二、寄送方式：

申請文件的寄送，為了時效性及避免遺失，最好采用快遞。一定不會遺失，且快速安全的到達。如果是用一般郵件方式寄送，采用稱重方式，郵費與快遞費用相近。可以向親朋好友打聽郵局和各快遞公司的情況。

三、注意事項：

1.申請表格打字前，最好先影印一份表格，預先練習，待無疑問后，再打在正式表格上。

2.有些學校的表格采復寫紙一式多份，涂改不易，尤須小心。

3.裝訂寄送前，將填妥的申請文件及所有相關文件(匯票等)影印存檔，以防萬一。

4.寄送前應再次檢查所有文件是否齊全，并附上Cover Letter。

5.由于每所學校辦理入學申請的審核單位不盡相同。所以申請文件依表格所注明，寄至ADMISSION OFFICE 、DEPARTMENT OFFICE，或兩處都需寄。

6.申請者應在截止日(Deadline)之前讓學校收到完整的申請文件。有些學校即使逾期也接受申請文件，但申請者已失去先機。

7.應屆畢業生應先寄大一到大三的成績。而且一般學校的申請表會要求填寫目前修讀的課程(或將修讀的課程)。

8.如果TOEFL,GRE已考過一次,考試的成績已達到學校要求的標準，就先將成績寄往學校，如果再考的成績更好再寄。如果成績未達申請標準，就該等到成績進步，到達標準之后再寄。