當(dāng)所有基本文件都準(zhǔn)備完成后，剩下來(lái)的就是整理和寄送了。文件的包裝、排序都會(huì)影響審查委員的第一印象。至于文件該送到何處？寄送方式？都會(huì)影響文件是否能趕在期限之前送達(dá)。
一、文件整理。
一份細(xì)心整理包裝的文件會(huì)給人良好的印象，也是一種對(duì)觀看者的體貼，無(wú)形中可增加文件的說(shuō)服力。但基本上，包裝是件費(fèi)時(shí)費(fèi)工的程序，也沒(méi)有絕對(duì)的準(zhǔn)則，應(yīng)衡量個(gè)人的時(shí)間、設(shè)備、金錢(qián)... 來(lái)決定要做到何種程度。畢竟，內(nèi)容才是最重要的東西，切莫本末倒置！以下就幾個(gè)步驟說(shuō)明：
用紙：一般以A4紙規(guī)格列印文件；影印用紙本身因磅數(shù)的不同，而有厚薄不同的差異，厚紙較具質(zhì)感；此外，另有雷射印表機(jī)專(zhuān)用的紙張，效果不錯(cuò)。
打字、列印：可分為申請(qǐng)表格和自備文件來(lái)說(shuō)明：
1.申請(qǐng)表格：一般學(xué)校都會(huì)要求表格要以Print(印刷體)書(shū)寫(xiě)或是Type(打字)，以手書(shū)寫(xiě)或打字并無(wú)硬性規(guī)定，若非時(shí)間緊迫，最好采用打字。打字機(jī)可分為兩類(lèi)：電動(dòng)打字機(jī)和機(jī)械式打字機(jī)；電動(dòng)打字機(jī)字型漂亮，又多有自動(dòng)修改功能，非常方便，且又能自行選擇調(diào)整字距、行距等，故建議：盡量使用電動(dòng)打字機(jī)。
2.自備文件：此泛指讀書(shū)計(jì)畫(huà)、履歷、論文摘要...等等自行準(zhǔn)備的文件。此類(lèi)文件多半以電腦的文書(shū)排版編輯軟體處理之，簡(jiǎn)單、方便、且修改容易。建議使用編輯軟體有Ami Pro及 Microsoft Word,此兩者都易學(xué)且容易上手。排版時(shí)的原則：清楚、舒適、美觀。列印則以雷射印表機(jī)為最隹。
排列順序：有些學(xué)校附有Check List(文件清單)，則可按照其順序排放，再將自己準(zhǔn)備的補(bǔ)充文件(如畢業(yè)證書(shū)等)放在最后。如無(wú)，則可自行列印一張清單說(shuō)明申請(qǐng)學(xué)校的名稱、附上的文件、科系、及申請(qǐng)入學(xué)的時(shí)間。文件的排列順序約如下所示：
1.申請(qǐng)費(fèi)--匯票(Application Fee--Draft)
2.申請(qǐng)表格(Application Form)
3.個(gè)人陳述(Statement of Purposes, Study Plan)
4.財(cái)力證明(Financial Statement)
5.自傳或簡(jiǎn)歷(Autobiography; Resume)
6.英文學(xué)歷證明文件(Diploma; Official Transcripts)
*在校歷年成績(jī)單
* GRE or GMAT成績(jī)復(fù)印件(photocopy)
* TOEFL成績(jī)復(fù)印件
二、寄送方式：
申請(qǐng)文件的寄送，為了時(shí)效性及避免遺失，最好采用快遞。一定不會(huì)遺失，且快速安全的到達(dá)。如果是用一般郵件方式寄送，采用稱重方式，郵費(fèi)與快遞費(fèi)用相近。可以向親朋好友打聽(tīng)郵局和各快遞公司的情況。
三、注意事項(xiàng)：
1.申請(qǐng)表格打字前，最好先影印一份表格，預(yù)先練習(xí)，待無(wú)疑問(wèn)后，再打在正式表格上。
2.有些學(xué)校的表格采復(fù)寫(xiě)紙一式多份，涂改不易，尤須小心。
3.裝訂寄送前，將填妥的申請(qǐng)文件及所有相關(guān)文件(匯票等)影印存檔，以防萬(wàn)一。
4.寄送前應(yīng)再次檢查所有文件是否齊全，并附上Cover Letter。
5.由于每所學(xué)校辦理入學(xué)申請(qǐng)的審核單位不盡相同。所以申請(qǐng)文件依表格所注明，寄至ADMISSION OFFICE 、DEPARTMENT OFFICE，或兩處都需寄。
6.申請(qǐng)者應(yīng)在截止日(Deadline)之前讓學(xué)校收到完整的申請(qǐng)文件。有些學(xué)校即使逾期也接受申請(qǐng)文件，但申請(qǐng)者已失去先機(jī)。
7.應(yīng)屆畢業(yè)生應(yīng)先寄大一到大三的成績(jī)。而且一般學(xué)校的申請(qǐng)表會(huì)要求填寫(xiě)目前修讀的課程(或?qū)⑿拮x的課程)。
8.如果TOEFL,GRE已考過(guò)一次,考試的成績(jī)已達(dá)到學(xué)校要求的標(biāo)準(zhǔn)，就先將成績(jī)寄往學(xué)校，如果再考的成績(jī)更好再寄。如果成績(jī)未達(dá)申請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)，就該等到成績(jī)進(jìn)步，到達(dá)標(biāo)準(zhǔn)之后再寄。
